Focos de atención
Auxiliar administrativo, Asistente administrativo, Asociado administrativo, Coordinador administrativo, Secretario administrativo, Especialista administrativo, Asistente administrativo ejecutivo, Asistente ejecutivo, Secretario ejecutivo, Asistente de oficina
Las secretarias y los asistentes administrativos realizan tareas rutinarias de oficina y organización.
Las secretarias y los asistentes administrativos suelen hacer lo siguiente:
- Contestar los teléfonos y tomar los mensajes o transferir las llamadas
- Programar citas y actualizar calendarios de eventos
- Organizar reuniones de personal
- Gestionar el correo y los faxes entrantes y salientes
- Preparar memos, facturas o informes
- Editar documentos
- Mantener las bases de datos y los sistemas de archivo
- Llevar la contabilidad básica
Las secretarias y los asistentes administrativos ayudan a que una organización funcione con eficacia. Utilizan programas informáticos para crear hojas de cálculo, gestionar bases de datos y preparar presentaciones, informes y documentos. También pueden negociar con proveedores, comprar suministros y gestionar almacenes o bibliotecas corporativas. Las secretarias y los asistentes administrativos también utilizan videoconferencias y otros equipos de oficina. Las funciones específicas del puesto varían según la experiencia, el cargo y la especialidad.
A continuación se presentan ejemplos de tipos de secretarias y asistentes administrativos:
Las secretarias ejecutivas y las asistentes administrativas ejecutivas proporcionan apoyo de alto nivel a una oficina y a los altos ejecutivos de una organización. Suelen encargarse de responsabilidades complejas, como la revisión de documentos entrantes, la realización de investigaciones y la preparación de informes. Algunos también supervisan al personal administrativo.
Los secretarios jurídicos y los asistentes administrativos deben conocer la terminología y los procedimientos jurídicos. Preparan citaciones, demandas, mociones, emplazamientos y otros documentos legales bajo la supervisión de un abogado o un asistente jurídico. También revisan revistas jurídicas y ayudan en la investigación jurídica, por ejemplo, verificando las citas de los informes jurídicos.
Los secretarios médicos y los auxiliares administrativos transcriben dictados y preparan informes o artículos para médicos o científicos. También elaboran historiales médicos sencillos de los pacientes, organizan su hospitalización o tramitan los pagos del seguro. Los secretarios médicos y los auxiliares administrativos deben estar familiarizados con la terminología y los códigos médicos, los historiales médicos y los procedimientos hospitalarios o de laboratorio.
Las secretarias y auxiliares administrativas, excepto las jurídicas, médicas y ejecutivas, forman la mayor subcategoría de secretarias y auxiliares administrativas. Se encargan de las actividades administrativas de las oficinas de casi todos los sectores de la economía, incluidos los colegios, la administración pública y las empresas privadas. Por ejemplo, las secretarias de los centros educativos suelen encargarse de la mayor parte de las comunicaciones entre los padres, los alumnos, la comunidad, los profesores y los administradores del centro. Programan citas, reciben visitas y llevan el control de los expedientes de los alumnos.
Capacidad para tomar decisiones. Las secretarias y los asistentes administrativos suelen priorizar las tareas y tomar decisiones en nombre de sus empleadores, por lo que el buen juicio es esencial.
Habilidades interpersonales. Las secretarias y los auxiliares administrativos interactúan con clientes, consumidores o personal. Deben comunicarse con eficacia y ser corteses cuando interactúan con los demás.
Capacidad de organización. Las secretarias y los asistentes administrativos mantienen el orden de los archivos, las carpetas y los horarios para que una oficina funcione con eficacia.
Capacidad de redacción. Las secretarias y los asistentes administrativos escriben memorandos y correos electrónicos cuando se comunican con los directivos, los empleados y los clientes. Por eso deben tener una buena gramática, garantizar la precisión y mantener un tono profesional.
- Secretarios y asistentes administrativos, excepto jurídicos, médicos y ejecutivos
- Secretarios médicos y auxiliares administrativos
- Secretarios ejecutivos y asistentes administrativos ejecutivos
- Secretarios jurídicos y auxiliares administrativos
Algunos colegios comunitarios y escuelas técnicas ofrecen cursos o programas en una variedad de campos de secretariado y asistencia administrativa. Por ejemplo, los cursos o programas de procedimientos de oficina se centran en el trabajo en un entorno empresarial; los de terminología y prácticas específicas de la industria preparan a los estudiantes para trabajos como secretarios médicos y jurídicos. Las agencias de colocación temporal también pueden ofrecer formación en programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo y bases de datos.
Normalmente no se requiere una licenciatura para ser secretario o asistente administrativo. Sin embargo, algunos de estos trabajadores tienen una licenciatura en un campo como los negocios, la educación o las comunicaciones. Los empleadores pueden preferir contratar a candidatos para puestos de secretaria ejecutiva y asistente administrativa ejecutiva que hayan realizado algunos cursos universitarios o tengan una licenciatura.
Las secretarias y los auxiliares administrativos suelen aprender sus habilidades mediante una formación en el puesto de trabajo que dura unas semanas. Durante este tiempo, aprenden los procedimientos administrativos, incluida la preparación de documentos. Los secretarios y auxiliares administrativos médicos y jurídicos pueden formarse durante varios meses para aprender la terminología y las prácticas específicas del sector.
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