Especialista en gestión de documentos

Horario de trabajo

• Por lo general, los especialistas en gestión de documentos trabajan a jornada completa, aunque ocasionalmente pueden tener que realizar horas extraordinarias.

Tareas típicas

• Desarrollar procedimientos para la gestión del ciclo de vida de los documentos
• Crear taxonomías de clasificación de documentos. Clasificar los documentos en función de sus características.
• Gestión de metadatos para facilitar la recuperación de documentos
• Personalizar las funciones y los flujos de trabajo del sistema de gestión de documentos
• Garantizar la integración de los sistemas documentales con otros programas informáticos de la organización
• Utilizar la tecnología de captura de datos para la importación de documentos
• Convertir documentos físicos en digitales, garantizando la precisión y la facilidad de búsqueda.
• Evaluar las necesidades de gestión de documentos de los departamentos o usuarios finales
• Formar al personal en la gestión eficaz de documentos, haciendo hincapié en las prácticas de seguridad.
• Garantizar que los sistemas de gestión de documentos sean seguros, pero accesibles para quienes tengan necesidad y autorización para acceder a ellos.
• Supervisar el acceso a los documentos y los permisos. Mantener la confidencialidad y la privacidad.
• Aplicar medidas de control de versiones si los documentos se revisan de forma rutinaria.
• Envío de documentos para revisión y comentarios
• Formatear y editar documentos, si se solicita
• Reunir documentos que deben conservarse juntos, como contratos con anexos o formularios.
• Exigir registros de auditoría de los documentos sensibles que se envían.

Responsabilidades adicionales

• Controlar el cumplimiento de la normativa sobre gestión de documentos
• Comprobar la entrada y salida de documentos del almacén
• Manténgase al día sobre las tecnologías de gestión y las mejores prácticas
• Colaborar con los gestores de expedientes para conservar, archivar y eliminar documentos.
• Crear planes de recuperación en caso de catástrofe para los sistemas documentales
• Analizar el rendimiento del sistema para recomendar mejoras
• Coordinar las migraciones de documentos durante las actualizaciones del sistema.
• Realizar auditorías para mantener la integridad, abordando las discrepancias.
• Ayudar a los usuarios con problemas de acceso a contenidos electrónicos
• Creación de manuales de usuario y material de formación 

Habilidades blandas

• Atención al detalle
• Confidencialidad
• Coordinación
• Pensamiento crítico
• Servicio de atención al cliente
• Diligencia
• Independencia
• Habilidades interpersonales y de comunicación
• Monitorización
• Resolución de problemas
• Trabajo en equipo

Habilidades técnicas

• Dominio del software de gestión de documentos (por ejemplo, SharePoint, OpenText Documentum).
• Conocimiento de las tecnologías de escaneado
• Experiencia con sistemas de gestión de contenidos, metadatos y sistemas de clasificación
• Familiaridad con las prácticas de control de versiones
• Conocimientos de introducción de datos, captura de datos, gestión de bases de datos y consultas
• Comprensión de la automatización y personalización del flujo de trabajo
• Competencia en seguridad de la información y prácticas de protección de datos
• Capacidad para realizar auditorías de sistemas y comprobaciones de conformidad
• Dominio de las herramientas de edición y formateo de documentos (por ejemplo, Adobe Acrobat, Microsoft Office Suite).
• Conocimientos básicos de solución de problemas informáticos y asistencia técnica
• Dependiendo de la organización y el puesto, también pueden necesitar conocimientos relacionados con la documentación clínica, la HIPAA, documentos de construcción, documentos legales, buenas prácticas de fabricación, etc.

• Archivos y bibliotecas
• Escuelas, institutos, universidades, centros de investigación, etc.
• Empresas de ingeniería
• Instituciones financieras
• Organismos gubernamentales
• Organizaciones sanitarias
• Despachos de abogados y consultorías
• Organizaciones sin ánimo de lucro
• Empresas privadas y públicas, como minoristas, farmacéuticas y tecnológicas
• Editoriales y agencias de noticias

Los especialistas en gestión de documentos trabajan con todos los departamentos de su organización y deben colaborar para establecer y personalizar flujos de trabajo que se adapten a las necesidades de todos.

No sólo manejan documentos en papel; también son responsables de los documentos electrónicos. Por ello, deben dominar el software de gestión de documentos y aplicar protocolos de seguridad y privacidad de datos para evitar su divulgación no autorizada.

Para ello, deben estar al día de los últimos programas informáticos, tecnologías de escaneado y métodos de conservación digital. Es posible que tengan que solucionar problemas de los sistemas, realizar auditorías de conformidad y aplicar estrategias de recuperación en caso de catástrofe para proteger los datos de la organización. 

Las soluciones basadas en la nube se están imponiendo en la gestión de documentos, gracias a la accesibilidad remota, la seguridad y la escalabilidad que ofrecen. El almacenamiento en la nube también permite compartir y editar documentos de forma colaborativa y en tiempo real.

La inteligencia artificial y el aprendizaje automático están automatizando determinadas tareas relacionadas con los documentos, como la introducción de datos, la clasificación y la extracción de información. Incluso ayudan a mejorar la seguridad, la conformidad y las funcionalidades de búsqueda.

La sostenibilidad es cada vez más importante, por lo que las organizaciones están adoptando sistemas digitales para reducir el uso de papel y las necesidades de almacenamiento, reduciendo así su impacto medioambiental. Las firmas electrónicas y los recibos digitales también están reduciendo la dependencia del papel.

Los especialistas en gestión de documentos suelen ser organizados, analíticos y eficientes. En su juventud, puede que fueran ordenados, que les gustara leer o jugar a juegos que requieren pensamiento crítico. Puede que se sintieran igual de cómodos solos que participando en actividades de grupo.