Agente de viajes

Horario de trabajo

Los agentes de viajes pueden trabajar a tiempo completo o parcial. Pueden tener horarios más largos durante las temporadas altas de viajes.

Tareas típicas

• Reunirse con los clientes para hablar de sus necesidades de viaje, calendarios y presupuestos.
• Haga preguntas para determinar si los clientes pueden acogerse a tarifas especiales (como miembros de AAA, AARP, estudiantes, personal militar, funcionarios, etc.).
• Ofrecer consejos y sugerencias basados en el conocimiento y la experiencia personales
• Compartir información relacionada con destinos de viaje concretos, como atracciones, costumbres locales, documentos de viaje necesarios y consejos sobre salud y seguridad.
• Busque descuentos y ofertas combinadas. Promocione los paquetes especiales que ofrecen los complejos turísticos
• Coordinación con líneas aéreas, cruceros, hoteles y atracciones turísticas.
• Calcule los costes totales. Organizar paquetes de viaje personalizados. Revisar las opciones con los clientes.
• Reservar vuelos, alojamiento y alquiler de coches, según se solicite.
• Comprar entradas para eventos, locales o actividades (como viajes de un día o excursiones)
• Compartir itinerarios, billetes e información de destino con los clientes
  
  Organizar alternativas si es necesario debido a cambios inesperados.
• Visitar destinos y tomar notas sobre la experiencia, para transmitir consejos a los clientes.

Responsabilidades adicionales

• Investigar a fondo los destinos más populares
• Ayudar a crear volantes y folletos, garantizando que la información esté actualizada.
• Preparar paquetes promocionales
• Manténgase al día sobre las advertencias y restricciones de viaje

Si dirige su propio negocio, también tendrá que hacerlo:

• Dirigir y formar al personal, según proceda
• Preparar documentos fiscales; pagar puntualmente los impuestos relacionados con la empresa.
• Mantener registros empresariales diligentes
• Gestionar las relaciones con los proveedores y las asociaciones
• Ejecutar estrategias de marketing eficaces
• Gestión de presupuestos, facturación y rentabilidad
• Garantizar el cumplimiento de la normativa sobre viajes
• Atender las reclamaciones de los clientes y los problemas de servicio
• Amplíe su red profesional
• Utilizar sistemas modernos y pertinentes para seguir siendo competitivos
• Planifique el crecimiento de su empresa y su adaptación al mercado

Habilidades blandas

• Capacidad para trabajar de forma independiente
• Atención al detalle
• Cooperativa
• Servicio de atención al cliente
• Confiabilidad
• Empatía
• Metódico
• Conexión a la red
• Paciencia
• Creación de relaciones
• Gran capacidad de comunicación, incluida la escucha activa
• Gestión del tiempo

Habilidades técnicas

• Software de inteligencia empresarial y análisis de datos (DataSwell, Illusions Online Illusions OnDemand)
• Programas de calendario/programación (Apollo Reservation System, Rezdy)
• Gestión de las relaciones con los clientes
• Interfaz de usuario y consulta de la base de datos (Galor Travel Booster)
• Programas ofimáticos generales, incluidos procesadores de texto, hojas de cálculo y software de presentaciones.
• Conocimiento de los destinos y las tendencias del sector de los viajes
• Dominio de los sistemas de reserva de viajes (como el Sistema de Distribución Global).
• Conocimientos de marca, ventas y marketing
• Marketing en redes sociales
• Videoconferencia 

• Agencias de viajes
• Departamentos de viajes de empresa
• Empresas de viajes en línea

Los agentes de viajes deben navegar por un complejo panorama de vuelos de líneas aéreas, reservas de hoteles y compra de entradas para atracciones turísticas. Es un malabarismo constante, tratando de encontrar las mejores opciones a los mejores precios y, al mismo tiempo, cumplir los horarios, los gustos personales y los objetivos presupuestarios de los clientes.

Se espera que los agentes sepan encontrar ofertas que ahorren dinero, obtener billetes difíciles de conseguir y ser capaces de hacer cambios en el último minuto (aunque ya no estén en la oficina).

También deben estar al día de las tendencias y normativas locales, nacionales e internacionales en materia de viajes, lo que puede suponer un trabajo a tiempo completo. Mientras tanto, con el aumento de la popularidad de los sitios web de viajes, cada vez más consumidores optan por hacerlo todo por su cuenta, sin apreciar el valor que los agentes de viajes pueden aportar con sus años de experiencia y conocimiento interno del sector. Así pues, los agentes tienen que encontrar la manera de llegar a los clientes potenciales y convencerles de las ventajas de sus servicios. 

La combinación de negocios y ocio está cambiando las normas de los viajes, a medida que aumenta el número de personas que trabajan a distancia. Muchos destinos y alojamientos se están adaptando y ofrecen servicios que se adaptan tanto al trabajo como al ocio. Además, los viajeros suelen dar prioridad a las opciones ecológicas y socialmente responsables, lo que impulsa la demanda de opciones de turismo sostenible.

Mientras tanto, los avances en IA y otras tecnologías están permitiendo experiencias de viaje más personalizadas, incluyendo recomendaciones a medida que podrían reducir el papel de los agentes de viajes. Lo ideal sería que los agentes aprendieran a aprovechar ellos mismos el poder de las herramientas de IA para mejorar sus servicios comerciales. 

Es posible que los agentes de viajes hayan crecido amando viajar. Pueden haber sentido curiosidad por la historia, la geografía, los destinos extranjeros y las diferentes culturas. Suelen ser extrovertidos y simpáticos, rasgos que desarrollaron por sí mismos o a partir de situaciones familiares y escolares. También suelen ser meticulosos y buenos vendedores, que también podrían ser rasgos naturales.